İstanbul Ticaret Odası (İTO), üyelerine daha iyi hizmet verebilmek için 2014’te yeniden yapılandırma programı başlattı. Program kapsamındaki yapılandırmalardan biri de Türkiye’nin en büyük ticaret arşivinin oluşturulması için atılan adımlar oldu. İTO Ticaret. gazasetesinden Soyhan Alpaslan'ın haberine göre; kurum, daha önce bir arşiv firmasının depoladığı düzensiz İTO arşivini kendi bünyesine alarak, bilimsel ve teknolojik arşivleme sistemi ile yeniden yapılandırdı. 1.5 MİLYON FİRMAYA AİT EVRAK Böylece İTO’da 2014’e kadar gerçekleştirilmemiş ve büyük eksikliği hissedilen modern bir arşiv hizmete girdi. 1 milyon 500 bin firmaya ait milyonlarca evrakın bulunduğu İTO Arşiv ile Oda, ticaretin önündeki engellerden birini daha ortadan kaldırdı. İTO’da elektronik ortamda tutulan arşivin dışında ıslak imzalı, orijinal belge ve dosyaya ihtiyaç duyan tüccar veya kamu kurumları, günlerce veya haftalarca uzayabilen bekleme sürelerinden kurtuldu. Arşiv sayesinde 10 milyonun üzerinde belgeye sağlıklı bir şekilde ulaşılma imkânı oluşturuldu. Bilgi ve belge yönetim uzmanı İTO personelinin görev yaptığı arşiv, İstanbul’un ticaret hafızasının ilk ve tek adresi. 5 KATLI, 21 BLOKLU BİNADA 9 BİN RAF Beylikdüzü’nde bin 810 metrekarelik kapalı alanda, yetkili olmayanların giriş-çıkış yapamadığı İTO Arşiv’de modern arşivleme sistemi kullanılıyor. İTO Arşiv, 24 saat içeriden ve dışarıdan kameralarla izleniyor. Her türlü afete karşı korunan İTO Arşiv, yaklaşık 24 bin metreküp hacimli 5 kattan, 21 blok ve 9 bin 87 raftan oluşuyor. GÜNDE BİN 700 EVRAK GELİYOR İTO Arşiv’e, Oda’nın merkezinden günde ortalama bin 700 evrak geliyor. Sicil dosyalarına eklenmek üzere gelen bir evrak, çeşitli bilgi ve işlemlere ait çok sayıda belge içeriyor. TİCARET TARİHİNE IŞIK TUTACAK 300 BİN RESTORASYON İTO, 1882 ile 1996 yılları arasında kurulan firmalara ait 300 bin dosyayı, orijinaline zarar vermeden restore edip, düzenliyor ve veri tabanı oluşturuyor. Firma kuruluş ve sicil işlemlerinin adliyelerden Odalara geçtiği 1996’ya kadar işlem gören dosyalar, ticaret tarihinin bir bölümüne de ışık tutacak. Yaklaşık 5 bin kolilik, aralarında Osmanlıca olanların da bulunduğu dosyalarda; firmaların sahipleri, ortakları, sermayeleri, Sicil Gazetesi kayıtları gibi bilgiler bulunuyor. Doğal afetlere uğramış, tahrip olmuş dosyalarda, dosya ile ilgili aparatlar temizleniyor. Poşetlenip etiketlenerek nemden ve yıpranmadan korunacak ortamlara kaldırılıyor. Bilgiler Arşiv Yönetim Sistemi (AYS) programı ile tek tek sisteme aktarılıyor. NELER YAPILDI? Bu yılın ocak ve ağustos ayları itibariyle 3 bin 412 talep formu ile 2 bin 787 dosya fiziksel, 340 pdf olmak üzere tüm talepler karşılandı. Ayrıca düzensiz arşivlemeye son verildi. Kişiye özgü sınıflandırma yapıldı. Belgelere ulaşım sorunu ortadan kaldırıldı. Kayıt dışı manuel işlem ve sağlıksız takip süreci sona erdi. Uygun saklama koşulları oluşturularak, yıpranmış dosyaların restore edilmesi sağlandı. ALANINDA BİR İLK İstanbul Ticaret Odası Yönetim Kurulu Başkanı İbrahim Çağlar, yönetim kurulu üyeleri ile birlikte İTO Arşiv’i ziyaret etti. Başkan Çağlar, ziyaret hakkında, @ibrahimcaglar twitter hesabından, “1.5 milyondan fazla şirket evrakının saklandığı arşiv binamız, dosyalama sistemi, güvenliği ve teknolojisi ile bu alanda bir ilk oldu” mesajını yayınladı.